Abhängig von Größe und Reiseaufkommen entscheidet ein Unternehmen darüber, ob es sinnvoll ist einen Reisemittler zur Unterstützung im Geschäftsreiseprozess zu engagieren oder ob die dazugehörigen Aufgaben von den eigenen Mitarbeitern übernommen werden können. In Deutschland arbeiten 70 % der Unternehmen mit einem professionellen Geschäftsreisebüro zusammen. Vor allem große Betriebe mit mehr als 1000 Mitarbeitern nutzen diese Reisemittler (Chefsache Business Travel Studie 2018). Kleine Unternehmen verzichten häufig komplett auf die Hilfe eines Reisebüros.
Geschäftsreisebüro
Es gibt sowohl die klassischen Reisebüros, die neben dem Touristik-Geschäft auch Firmenkunden betreuen, als auch spezialisierte Geschäftsreisebüros, sog. Travel Management Companies (TMCs), welche sich ausschließlich auf das Kundenklientel der Geschäftsreisenden konzentrieren. Dementsprechend gibt es große Unterschiede im Leistungsportfolio der Vermittler. Während die klassischen Reisebüros hauptsächlich bei der Buchung behilflich sind, ist das Angebot der TMCs auf Grund des gestiegenen Wettbewerbs und der Konkurrenz durch Onlinebuchungsportale und neue IT-Anbieter um einiges breiter gefächert.
Onlinebuchungsportal (OBE)
Gerade in großen Unternehmen stellt die Online Booking Engine (OBE) bzw. Internet Booking Engine (IBE) das wichtigste Portal zur Buchung der Geschäftsreisen dar. Es handelt sich hier bei um ein Buchungsportal, dass den Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglicht, selbstständig Reisen zu buchen. Die OBE wird i.d.R. in Kombination mit einem Geschäftsreisebüro verwendet, da die fehlerfreie Bearbeitung komplexer Transaktionen bisher nicht garantiert werden kann und die Ticketausstellung von einer lizenzierten IATA-Agentur vorgenommen werden muss. Unternehmen greifen immer häufiger zur Buchung via OBE statt Reisebüromitarbeiter, da hier Prozesskosten in Form der Transaktionsgebühren eingespart werden können.
Leistungen einer OBE:
- Buchbarkeit von Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen
- Benutzerfreundliche Buchungsoberflächen
- Zugriff 24h und über App
- Vergleichbarkeit zwischen Angeboten
- Sperrung nicht-präferierter Fluggesellschaften
- Erstellung von Nutzerkonten mit Präferenzen und Hinterlegung von Loyalitätskarten
- Integration der Reiserichtlinien
- Übersicht über vergangene und zukünftige Reisen
- Direktschnittstellen zu Leistungsträgern
- Verknüpfung zu Reisebüropartnern
- Reporting
Viele OBEs bieten mittlerweile zusätzliche Features an, z.B. für die integrierte Spesen- und Auslagenabrechnung (Expense-Management), integrierte Reiseantragsstellung und -genehmigung oder das Sicherheitsmanagement (Fürsorgepflicht). Die Bedarfsanalyse und Auswahl der Anbieter ähnelt der beim Reisebüropartner.
Weltweit agierende OBEs sind KDS, Concur oder GetThere. Auf dem deutschen Markt sind außerdem Cytric und Onesto etabliert. Da auf Grund der Digitalisierung die Eintrittsbarrieren immer schneller sinken, entwickelt sich der Markt laufend weiter und bringt neue IT-Anbieter in diesem Bereich mit sich.
Neue IT-Anbieter
Die Digitalisierung und das Internet hilft dabei, Eintrittsbarrieren wie ehemals hohe Infrastrukturkosten für z.B. Rechenzentren herabzusetzen. Neue IT-Anbieter mit webbasierten All-In-One-Lösungen können sich heute schneller auf dem Markt etablieren und stellen eine Konkurrenz für bisherige TMCs und OBE-Anbietern dar.
Die neuen Anbieter integrieren z.B. Features wie Expense-Management und neue Bezahllösungen in ihre Buchungsportale und bieten variantenreiche Preismodelle an. Weiterhin bieten sie Servicebetreuung durch Reiseverkehrsleute an und binden Leistungsträger über Aggregatoren an und können so eine breite Angebotspalette liefern.
Anbieter sind z.B. Lanes & Planes, Travelperk oder Comtravo.